Uno de los aspectos que a menudo pasa desapercibido al momento de dar a conocer tu daycare y establecer una buena primera impresión es cuando el teléfono suena y tenemos en la línea a un padre interesado en tus servicios de cuidado infantil.
Tal vez no se le había dado el valor que merece a recibir llamadas porque no se veía así. Sin embargo, hoy lograrás ver esto desde otro ángulo. Pensemos por un momento: si haces una llamada para obtener información sobre un servicio, por ejemplo, para un cambio de look de cabello, ¿qué crees que vas a necesitar para hacer esa llamada? Tiempo, ¿verdad?
Primero, necesitarás tiempo para buscar la información del lugar. Irás a Google o a las redes sociales para encontrar el número de teléfono, dirección y las reseñas, o preguntarás a la persona que te dio la referencia por la información para comunicarte. Luego de pasar por ese primer filtro, si la información capta tu atención, entonces haces la llamada, ¿correcto? Una vez más, necesitarás “tiempo” para hablar con la persona encargada y obtener la información que te ayudará a decidir si ese es el lugar correcto para visitar y hacerte ese cambio de look.
¿Cuánto tiempo crees que se utilizó solo para hacer esta llamada? Bueno, pues ese es el tiempo que se toma un padre o madre para tomar su celular y comunicarse contigo. ¿Sabes el refrán que dice que el tiempo es oro? Pues es muy cierto. El tiempo es considerado uno de los recursos más valiosos porque una vez se utiliza no hay forma de recuperarlo.
Vamos a ver maneras efectivas de responder a esa llamada tan esperada y ahora valorada por el tiempo que invierte esa persona en saber de tu programa. Ahora, en tu rol como directora, proveedora, educadora o dueña de negocio, es tu oportunidad en esa llamada que recibes de mostrar tu profesionalismo, la calidad de tu servicio y de conectar con las preocupaciones y expectativas de los padres.
Prepárate Antes de la Llamada: Antes de contestar cualquier llamada, asegúrate de estar en un lugar donde puedas responder sin interferencias. Ten a mano toda la información relevante sobre tu daycare, incluyendo horarios, el currículum, lo que ofreces, la filosofía de tu programa y por qué te diferencias de los demás. Pensar que sabes todo lo que vas a comunicar de memoria abre un espacio de probabilidad de que algo se te escape. Tener esta información en un documento te ayudará a responder con confianza y seguridad.
Contesta la Llamada con Amabilidad y Profesionalismo: Tu tono de voz es esencial. La voz conecta. Saluda al padre o madre con un tono cálido y amistoso. Puedes decir algo como: "Hola, gracias por llamar a [Nombre del Daycare]. Mi nombre es [Tu Nombre]. ¿Cómo puedo ayudarte hoy?". Esto establece un ambiente acogedor y profesional desde el principio.
Escucha Activamente: Es importante escuchar con atención las necesidades y preocupaciones del padre. No los interrumpas mientras hablan; en lugar de eso, toma notas si es necesario y haz preguntas que demuestren tu interés, como: "¿Cuál es la edad de su hijo?" o "¿Cuáles son sus principales preocupaciones o necesidades para el cuidado de su hijo?". Estas preguntas también se recomienda que las tengas en ese mismo documento y no dejar pasar nada por alto.
Proporciona Información Clara y Relevante: Una vez que hayas escuchado al padre, proporciona información relevante sobre tu daycare. Habla sobre los programas que ofrecen, la experiencia y formación del personal, las medidas de seguridad que tomas y cualquier característica especial que haga destacar tu centro, como actividades educativas, alimentación saludable o la relación baja entre el número de niños por cuidador.
Invita a los Padres a Visitar el Daycare: Una vez que hayas contestado sus preguntas, extiende una invitación para que visiten el daycare. Esto les permitirá ver de primera mano el ambiente y conocer al personal. Puedes decir algo como: "Me encantaría que visitaras nuestro daycare. ¿Le gustaría programar una visita para que pueda ver cómo trabajamos y conocer al equipo?".
Asegúrate de Dar Seguimiento: Si el padre parece interesado pero no está listo para tomar una decisión en ese momento, asegúrate de hacer un seguimiento. Puedes pedir su información de contacto y enviar un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp con más detalles, o llamar unos días después para ver si tienen más preguntas.
Cierra la Llamada con Amabilidad: Independientemente del resultado de la llamada, agradece al padre por su interés y por tomarse el tiempo de considerar tu daycare. Puedes cerrar la llamada diciendo: "Gracias por su interés en [Nombre del Daycare]. Estoy aquí para cualquier otra pregunta que pueda tener. ¡Que tenga un excelente día!".
Con estas maneras efectivas, abrimos las puertas a tener un visitante en tu programa y un posible cliente en este caso ese niño que tanto esperas. Ahora te pregunto, ¿te diste cuenta de que nunca hablamos de precios? ¿Por qué no se dieron los precios de tus servicios? Recuerda que esa llamada es el hilo conductor a una invitación de visita a tu daycare. Invitar al padre, madre e hijos a un tour, a que te conozcan, observen las instalaciones y todo lo que les comunicaste por teléfono lo haces de nuevo de forma presencial y ahora sí es el momento de ofrecer la información que probablemente te preguntaron en la llamada. ¿Cuál es el valor semanal? No es lo mismo dar estos valores por teléfono sin conocerte que ahora estando contigo y viendo lo que ofreces. Permitir que los padres visiten el programa (no necesariamente en horas de operación) es una de las formas más oportunas y efectivas para inscribir a los próximos niños.
Cada interacción con un padre es una oportunidad para demostrar la calidad de tu servicio y construir una relación de confianza. Si das precios del servicio por teléfono estarás disminuyendo las probabilidades de que conozcan la calidad del cuidado infantil de tu programa. Siguiendo estas maneras efectivas, estarás bien encaminada para convertir esas llamadas en inscripciones exitosas.
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